合同会社フィールドは、官公庁向けの物品調達を専門に行う会社です。
当社は、自社で製品を製造したり、自社の従業員が工事や点検を行ったりするわけではありません。
官公庁が必要とするものを正確に理解し、それを実現できる協力会社様を手配し、納品・履行が完了するまでを責任を持って管理する。これが当社の役割です。
つまり、当社の事業は、協力会社の皆様のお力添えがあって初めて成り立つものです。
このページでは、当社と協力会社様との関係、協力会社様にとってのメリット、そして協力会社としてご登録いただくための情報をご案内します。
当社と協力会社様の関係は、「発注者と受注者」という単純なものではありません。
官公庁案件を一緒に成功させる「パートナー」として、対等な関係で協力し合いたいと考えています。
当社が担当する役割と、協力会社様にお願いしたい役割を、明確に分けてご説明します。
当社は、以下の業務を担当します。
協力会社様には、以下のことをお願いします。
当社を通じて官公庁案件に参加することで、協力会社様には以下のようなメリットがあります。
官公庁の入札に参加するには、「全省庁統一資格」や各自治体の入札参加資格が必要です。これらの資格を持っていない業者様は、そもそも入札に参加することができません。
当社を通じて官公庁案件に参加することで、入札資格を持っていなくても、官公庁向けの仕事を受けることができます。官公庁との取引実績を積み重ねることで、将来的に自社で入札に参加する際の準備にもなります。
官公庁の入札には、独自のルールや手続きがあります。仕様書の読み込み、質問の提出、入札書類の作成、電子入札システムへの対応、契約書の取り交わし、検収対応、請求書の提出...。これらの事務作業は、製造や施工を本業とする業者様にとっては、大きな負担になることがあります。
当社と取引していただく場合、これらの手続きはすべて当社が担当します。協力会社様は、見積もりの提出と、実際の製造・施工・点検作業に集中していただけます。
民間企業との取引では、取引先の経営状況によって、支払いが遅れたり、最悪の場合は未払いになったりするリスクがあります。官公庁との取引は、支払いが確実です。国や自治体が相手ですので、支払いが滞ることはほとんどありません。
当社は、官公庁からの入金を確認次第、速やかに協力会社様への支払いを行います。また、案件によっては、官公庁からの入金を待たずに、当社の資金で先にお支払いすることも可能です。（事前にご相談ください）
官公庁の案件は、同種の内容が繰り返し発注されることがあります。例えば、消防設備点検は毎年行われます。事務用品の調達も、定期的に発注されます。一度良い関係を築ことができれば、継続的にお取引いただける可能性があります。当社は、信頼できる協力会社様との関係を長期的に維持していきたいと考えています。
新しい顧客を開拓するには、営業活動や広告宣伝など、多くの時間とコストがかかります。当社と取引していただく場合、官公庁案件については当社が営業活動を行います。協力会社様は、営業に時間を割くことなく、案件の情報を受け取ることができます。もちろん、見積もりを出すかどうかは協力会社様の判断にお任せします。対応できない案件については、お断りいただいて構いません。
当社は、案件ごとに最適な協力会社様を選定しています。選定にあたっては、以下の基準を重視しています。これらは、官公庁案件を確実に履行するために必要な条件です。
役務の種類によっては、法令で定められた資格や許認可が必要です。
【設備点検関連】・消防設備士 ・電気主任技術者 ・建築物環境衛生管理技術者
【工事関連】・電気工事士 ・建設業許可 ・管工事施工管理技士
【警備関連】・警備業認定
【その他】・産業廃棄物収集運搬許可 ・古物商許可
必要な資格・許認可を持っていることは、協力会社様を選定する際の前提条件となります。
官公庁案件は、納期が厳格です。「少し遅れても大丈夫」ということはありません。納期に遅れた場合、契約違反となり、ペナルティが発生することもあります。
協力会社様には、無理のないスケジュールで見積もりを出していただき、約束した納期を必ず守っていただくことをお願いしています。もし納期に間に合わない可能性が出てきた場合は、できるだけ早くご連絡ください。一緒に対策を考えます。
官公庁は、仕様書で求められた品質を厳格にチェックします。「だいたい合っていればOK」ということはありません。仕様を満たしていない場合、やり直しを求められることがあります。
協力会社様には、仕様書の内容を正確に理解し、それを満たす製品の供給、または作業の実施をお願いしています。当社も、仕様書の内容を丁寧にお伝えします。
入札案件は、価格競争です。他の業者よりも高い価格では、落札できません。協力会社様には、できる限り競争力のある価格での見積もりをお願いしています。
ただし、当社は最安値だけを追求しているわけではありません。品質や対応力とのバランスを見て、総合的に判断しています。適正な利益を確保していただいた上で、長期的な関係を築きたいと考えています。
官公庁案件は、仕様の確認や進捗の報告など、こまめなコミュニケーションが必要です。見積もり依頼への回答が遅い、連絡がなかなか取れない、質問しても回答が曖昧...このような状況では、安心してお任せすることができません。
協力会社様には、迅速かつ正確なコミュニケーションをお願いしています。
当社は、反社会的勢力との取引は一切行いません。協力会社様との取引開始にあたっては、反社会的勢力でないことを確認させていただきます。取引開始後に反社会的勢力との関係が判明した場合は、直ちに取引を停止します。
当社は、同じ分野について、複数の協力会社様と取引関係を持つ方針です。
これは、協力会社様との関係を軽視しているわけではありません。むしろ、安定した取引を実現するために必要な体制です。
協力会社様との取引は、以下のような流れで進みます。
まず、当社に協力会社としてご登録ください。お問い合わせフォームから、またはお電話にて、「会社名、ご担当者名、連絡先、事業内容、対応可能エリア、保有資格」をお知らせください。登録いただいた情報をもとに、今後見積もり依頼をさせていただきます。
対応可能な案件が発生した場合、当社から見積もり依頼（案件名、仕様、数量、場所、期限等）をお送りします。内容をご確認いただき、対応可能であれば見積もりをご提出ください。対応が難しい場合はお断りいただいて構いません。
見積もりの回答には「金額（税抜・税込）、納期（作業完了日）、諸条件」を含めてください。入札案件は応札期限が決まっているため、できる限り迅速にご回答いただけると助かります。
当社が落札し、協力会社様への発注を決定した場合、正式に発注書をお送りします。内容をご確認いただき、問題がなければ作業を開始してください。
発注内容に基づいて、指定された場所に期日までに納品（または作業実施）をお願いします。作業中に問題が発生した場合は、速やかに当社までご連絡ください。
納品・作業完了後、官公庁による検収（仕様の確認）が行われます。これに合格すれば履行完了となります。当社が立ち会いますが、協力会社様にも立ち会いをお願いすることがあります。
検収完了後、協力会社様からの請求書に基づき支払いを行います。原則「月末締め・翌月末払い」ですが、案件により異なる場合は事前にご相談します。振込手数料は当社負担です。
現在、以下の分野で協力会社様を募集しています。該当する業種の会社様は、ぜひご登録ください。
上記以外の業種の会社様でも、官公庁案件に対応可能であれば、ぜひご登録ください。
「うちの業種は対象になるか？」というご質問は、お気軽にお問い合わせください。
ご登録いただいた情報をもとに、当社で内容を確認させていただきます。確認後、登録完了のご連絡をいたします。その後、対応可能な案件が発生した際に、見積もり依頼をお送りします。すぐに案件が発生するとは限りませんが、登録いただいた情報は大切に保管し、適切な案件が発生した際にご連絡いたします。
協力会社としてのご登録、取引に関するご質問など、
お気軽にお問い合わせください。
まずはお話を聞いてみたい、という方も歓迎です。