サービスの流れ
当社が官公庁向けの物品調達を行う際、どのような流れで仕事が進んでいくのか。
このページでは、案件を見つけてから、納品・履行を完了し、請求・入金に至るまでの一連の流れをご説明します。
官公庁との取引に興味をお持ちの協力会社様、当社の事業内容を詳しく知りたい方に、ぜひお読みいただきたい内容です。
一連の流れのまとめ
STEP 1：案件を探す
└ 調達ポータル・自治体HPを毎日チェック / └ 自社の資格・得意分野に合う案件を選定
STEP 2：仕様書を確認する
└ 仕様書をダウンロードして詳細を確認 / └ 不明点は質問期間中に官公庁に確認
STEP 3：協力会社に見積もりを依頼する
└ 複数の協力会社に見積もりを依頼 / └ 価格・対応力・信頼性を比較検討
STEP 4：応札価格を決定し、入札する
└ 仕入原価＋諸経費＋管理費・利益で価格を算出 / └ 入札書類を作成し、期限までに提出
STEP 5：落札・契約
└ 開札で落札者が決定 / └ 落札した場合は契約を締結
STEP 6：発注・履行管理
└ 協力会社に正式発注 / └ 進捗管理・品質管理を実施
STEP 7：納品・検収・請求
└ 納品・作業完了後、検収を受ける / └ 請求書を提出し、入金を確認 / └ 協力会社に支払い
以上が、当社のサービスの一連の流れです。
案件を探すところから、納品・履行を完了し、請求・入金に至るまで、当社が一貫して対応します。
協力会社の皆様には、見積もりの提出と、実際の製造などの本業に集中していただくことができます。入札手続きや書類作成、官公庁との調整は、すべて当社が担当します。
STEP 1：案件を探す
官公庁向けの仕事は、「入札」という仕組みで募集されます。
入札とは、官公庁が「こういう物品がほしい」「こういう作業をしてほしい」という条件を公開し、それに応じられる業者を広く募集する仕組みです。
入札案件の情報は、インターネットで公開されています。誰でも無料で閲覧することができます。
入札情報はどこで見つかるのか
入札情報は、主に以下の場所で公開されています。
-
■ 調達ポータル（GEPS：政府電子調達システム）
国の各省庁が発注する案件が掲載されます。
https://www.geps.go.jp/ -
■ 各自治体のホームページ
都道府県や市区町村の案件は、それぞれの自治体のホームページで公開されます。 -
■ 民間の入札情報サービス
NJSS（入札情報速報サービス）などの有料サービスもあります。
当社は、これらの情報源を毎日チェックし、当社の資格・得意分野・協力会社のネットワークで対応できる案件を選定しています。
STEP 2：仕様書を確認する
参加を検討する案件が見つかったら、「仕様書」をダウンロードして詳細を確認します。
仕様書とは、官公庁が「何を求めているか」を詳しく記載した書類です。
物品調達の場合、品名、型番、数量、納入場所、納入期限、梱包や搬入の条件、検収方法などが記載されています。
仕様書を読むポイント
仕様書を読む際には、「書いてあること」だけでなく、「書いていないこと」にも注意を払います。
例えば、「設置」とだけ書いてあっても、既存品の撤去が必要かどうかは明記されていないことがあります。
当社は、仕様書を丁寧に読み込み、不明点があれば質問期間中に官公庁に確認します。
STEP 3：協力会社に見積もりを依頼する
仕様書の内容を把握したら、協力会社に見積もりを依頼します。
物品調達の場合、メーカーや卸売会社に「この製品をいくらで仕入れられるか」を確認します。
見積もり依頼で伝える内容
協力会社に見積もりを依頼する際には、以下の項目を正確に伝え、齟齬のないよう努めます。
・案件名、発注元
・必要な物品・作業内容、数量
・納入場所・作業場所
・納入期限・作業完了期限
・その他特記事項
当社は、1つの案件に対して複数の協力会社に見積もりを依頼します。これにより、適正価格を把握し、対応力を確認し、リスクを分散できます。
STEP 4：応札価格を決定し、入札する
協力会社から見積もりが届いたら、それをもとに「応札価格」を決定します。
応札価格とは、入札で官公庁に提示する価格のことです。この価格が、他の参加業者よりも低ければ（条件を満たしていれば）、落札できます。
応札価格の決定と入札
応札価格は、仕入原価（協力会社への支払額）、諸経費、管理費・利益を積み上げて計算します。
「この価格で落札できるか」と「この価格で利益が出るか」のバランスを見て決定します。
応札価格が決まったら、入札書類を作成し、指定された方法で期限までに提出します。書類の不備や提出期限の遅れは、即座に失格となります。
STEP 5：落札・契約
入札が締め切られると、「開札」が行われます。
開札とは、提出された入札書を開封し、各業者の入札価格を確認することです。最も低い価格を提示した業者が「落札者」となります。（最低価格落札方式の場合）
落札結果は、調達ポータルや自治体のホームページで公開されます。落札者名と落札金額が公開されるため、誰でも確認することができます。
落札・契約
入札が締め切られると、開札が行われ、落札者が決定します。
当社が落札した場合は、官公庁と契約を締結します。契約の主体は当社であり、責任を負うのも当社です。
落札できなかった場合も、落札者名と落札金額を記録し、今後の価格設定の参考にします。
STEP 6：発注・履行管理
官公庁との契約が締結されたら、協力会社に正式に発注します。
見積もり段階ですでに内容を伝えていますが、正式発注時には改めて以下を確認します。
・仕様内容に変更がないか
・納入期限または作業期限
・納入場所または作業場所
・検収の方法と立会いの有無
発注・履行管理
契約が締結されたら、協力会社に正式に発注します。
発注後は、進捗を定期的に確認し、問題があれば早期に対処します。納品・履行の品質についても、仕様書に基づいて事前に確認します。
STEP 7：納品・検収・請求
指定された場所に、指定された期日までに納入します。
官公庁による検収に合格すれば、納品が正式に完了となります。検収完了後、官公庁に請求書を提出し、入金を確認します。官公庁からの入金を確認したら、協力会社への支払いを行います。当社は、契約で定めた期日までに確実に支払いを行います。
■ 納品・検収・請求
指定された場所に、指定された期日までに納入します。
官公庁による検収に合格すれば、納品が正式に完了となります。検収完了後、官公庁に請求書を提出し、入金を確認します。官公庁からの入金を確認したら、協力会社への支払いを行います。当社は、契約で定めた期日までに確実に支払いを行います。
協力会社の皆様へ
当社と一緒に、官公庁案件に取り組んでいただける協力会社様を募集しています。
当社を通じて官公庁案件に参加することで、以下のようなメリットがあります。
■ 入札手続きの負担軽減
入札資格の取得、入札書類の作成、官公庁との調整など、本業以外の作業は当社が担当します。協力会社様は、製造・施工などの本業に集中できます。
■ 官公庁案件への参加機会
入札資格を持っていない業者様でも、当社を通じて官公庁案件に参加できます。
■ 確実な支払い
当社との取引では、契約で定めた期日までに確実にお支払いします。官公庁からの入金を待たずにお支払いすることも可能です。
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